Hoe Seppworks met Flowa overzicht hield tijdens een meerdaags sportevent voor 250 deelnemers

Voor een meerdaags sportevent op het Duitse eiland Rügen had vitaliteitsbureau Seppworks heel wat te organiseren. En zoals dat bij evenementen gaat: hoe goed je alles ook voorbereidt, er verandert altijd wel iets. Gelukkig had het team dit keer Flowa op zak.

Een sportief weekend met een flinke organisatie erachter

Als onderdeel van een vitaliteitsprogramma organiseerde Seppworks een bijzonder sportweekend voor 250 medewerkers van een bedrijf. Alle deelnemers werkten toe naar hun eigen sportieve einddoel: meedoen aan een halve marathon, wielrennen, hiken of gravelen.

Een prachtig evenement, maar achter de schermen ook een behoorlijke logistieke puzzel. Verschillende routes, locaties, waterstops, restaurants, vervoersbewegingen en een crew van 25 mensen die precies moesten weten wat er wanneer van hen verwacht werd.

Om al die informatie overzichtelijk te houden en iedereen goed te laten samenwerken, zette Seppworks Flowa in.

Geen gedoe meer met verouderde draaiboeken

Een draaiboek is de basis van ieder goed georganiseerd evenement. Maar wat als er op het laatste moment iets verandert? Tijdens het sportweekend kreeg Seppworks te maken met behoorlijk wat last-minute wijzigingen. Normaal gesproken betekent dat: draaiboeken aanpassen, nieuwe versies rondsturen, extra kopietjes printen en hopen dat iedereen de juiste informatie heeft.

Met Flowa ging dat een stuk makkelijker. Het team paste de informatie eenvoudig aan in de app en de hele crew had direct het actuele draaiboek op zak. Geen verschillende versies die door elkaar liepen, geen verwarring over de laatste afspraken en geen onnodig heen-en-weer gecommuniceer.

Alles bij de hand, juist als het druk wordt

Maar ook zonder die last-minute wijzigingen bleek Flowa ontzettend fijn om mee te werken. Want tijdens een evenement heb je geen tijd om eindeloos te zoeken naar informatie. Je wilt gewoon snel kunnen zien wat je moet doen, waar je moet zijn en welke afspraken er gemaakt zijn.

En precies daarin maakte Flowa voor Seppworks het verschil. Alles stond overzichtelijk op één plek. De afspraken met het hotel? Even de bijlage openen. De juiste route voor een sportonderdeel? Direct beschikbaar voor iedereen. De spullen die mee moesten naar een waterstop? Gewoon even de checklist erbij pakken. Kleine dingen misschien, maar in de heat of the moment maken ze een wereld van verschil.

Meer dan alleen een draaiboek

Wat Seppworks ook positief verraste, was hoeveel informatie je in Flowa kwijt kunt, zonder dat het onoverzichtelijk wordt. Bij iedere activiteit in de agenda kon het team notities toevoegen, verantwoordelijke toewijzen, bijlagen uploaden en afvinklijstjes maken. Dat klinkt misschien simpel, maar probeer dat maar eens overzichtelijk in een Excel-draaiboek te verwerken.

Zo kon Seppworks per activiteit precies vastleggen wat er moest gebeuren, welke materialen nodig waren en welke afspraken er lagen. Voor de crew betekende dat vooral: minder vragen, meer duidelijkheid en zelfstandig aan de slag kunnen.

En dat is precies wat je wilt als je met 25 crewleden op verschillende locaties aan het werk bent.

Even de hele crew bereiken? Zo gepiept.

Ook de berichtenfunctie bleek ontzettend handig. Want soms moet je gewoon iedereen tegelijk kunnen bereiken. Bijvoorbeeld als het crewoverleg op het laatste moment wordt verplaatst. Of als je iedereen nog even wil laten weten dat de eerste deelnemers bijna bij de finish aankomen. In plaats van losse berichtjes sturen of hopen dat de informatie via via bij iedereen terechtkomt, kon Seppworks met Flowa in één keer de hele crew informeren.

Voor Seppworks geen event meer zonder Flowa

Uiteindelijk draait een goed evenement om de ervaring van de deelnemers. Maar om die ervaring mogelijk te maken, moet er achter de schermen ontzettend veel goed gaan. Flowa hielp Seppworks om daarin rust en overzicht te houden. Iedereen had de juiste informatie bij de hand, wijzigingen waren direct zichtbaar en het team kon een stuk makkelijker samenwerken. Het maakte de organisatie niet alleen professioneler, maar vooral ook een heel stuk prettiger.