Wie Seppworks mit Flowa den Überblick behielt bei einem mehrtägigen Sportevent für 250 Teilnehmer

Für ein mehrtägiges Sportevent auf der deutschen Insel Rügen hatte die Vitalitätsagentur Seppworks einiges zu organisieren. Und wie das bei Events so ist: Egal wie gut du alles vorbereitest, irgendetwas ändert sich immer. Zum Glück hatte das Team diesmal Flowa dabei.

Ein sportliches Wochenende mit einer großen Organisation dahinter

Als Teil eines Vitalitätsprogramms organisierte Seppworks ein besonderes Sportwochenende für 250 Mitarbeitende eines Unternehmens. Alle Teilnehmer arbeiteten auf ihr eigenes sportliches Ziel hin: einen Halbmarathon, Rennradfahren, Wandern oder Gravel.

Ein tolles Event, aber hinter den Kulissen auch ein ganz schönes logistisches Puzzle. Verschiedene Routen, Orte, Wasserstopps, Restaurants, Transporte und eine Crew von 25 Leuten, die genau wissen mussten, was wann von ihnen erwartet wurde.

Um all diese Informationen übersichtlich zu halten und alle gut zusammenarbeiten zu lassen, setzte Seppworks Flowa ein.

Kein Ärger mehr mit veralteten Ablaufplänen

Ein Ablaufplan ist die Basis jedes gut organisierten Events. Aber was, wenn sich im letzten Moment etwas ändert? Während des Sportwochenendes bekam Seppworks einige Last-Minute-Änderungen. Normalerweise heißt das: Ablaufpläne anpassen, neue Versionen verschicken, Extrakopien drucken und hoffen, dass jeder die richtigen Informationen hat.

Mit Flowa ging das deutlich einfacher. Das Team passte die Informationen einfach in der App an und die ganze Crew hatte sofort den aktuellen Ablaufplan dabei. Keine verschiedenen Versionen, die durcheinandergerieten, keine Verwirrung über die letzten Absprachen und kein unnötiges Hin und Her.

Alles griffbereit, gerade wenn es hektisch wird

Aber auch ohne diese Last-Minute-Änderungen erwies sich Flowa als sehr angenehm in der Zusammenarbeit. Denn während eines Events hast du keine Zeit, endlos nach Informationen zu suchen. Du willst einfach schnell sehen, was du tun musst, wo du sein musst und welche Absprachen getroffen wurden.

Und genau da machte Flowa für Seppworks den Unterschied. Alles stand übersichtlich an einem Ort. Die Absprachen mit dem Hotel? Kurz den Anhang öffnen. Die richtige Route für einen Programmpunkt? Sofort für alle verfügbar. Die Sachen, die zu einem Wasserstopp mussten? Einfach die Checkliste nehmen. Kleinigkeiten vielleicht, aber im Eifer des Gefechts machen sie einen riesigen Unterschied.

Mehr als nur ein Ablaufplan

Was Seppworks ebenfalls positiv überraschte, war, wie viele Informationen man in Flowa unterbringen kann, ohne dass es unübersichtlich wird. Bei jeder Aktivität in der Agenda konnte das Team Notizen hinzufügen, Verantwortliche zuweisen, Anhänge hochladen und Abhaklisten erstellen. Das klingt vielleicht simpel, aber versuch das mal übersichtlich in einem Excel-Ablaufplan abzubilden.

So konnte Seppworks pro Aktivität genau festhalten, was zu tun war, welche Materialien nötig waren und welche Absprachen galten. Für die Crew bedeutete das vor allem: weniger Fragen, mehr Klarheit und selbstständig loslegen können.

Und genau das willst du, wenn du mit 25 Crewmitgliedern an verschiedenen Orten arbeitest.

Mal eben die ganze Crew erreichen? Kein Problem.

Auch die Nachrichtenfunktion erwies sich als enorm praktisch. Denn manchmal musst du einfach alle gleichzeitig erreichen. Zum Beispiel, wenn das Crew-Meeting im letzten Moment verschoben wird. Oder wenn du allen noch kurz mitteilen willst, dass die ersten Teilnehmer fast im Ziel sind. Statt einzelne Nachrichten zu verschicken oder zu hoffen, dass die Information über Umwege bei allen ankommt, konnte Seppworks mit Flowa die ganze Crew auf einmal informieren.

Für Seppworks kein Event mehr ohne Flowa

Letztlich dreht sich ein gutes Event um das Erlebnis der Teilnehmer. Aber um dieses Erlebnis möglich zu machen, muss hinter den Kulissen enorm viel gut laufen. Flowa half Seppworks, dabei Ruhe und Überblick zu behalten. Jeder hatte die richtigen Informationen griffbereit, Änderungen waren sofort sichtbar und das Team konnte viel leichter zusammenarbeiten. Das machte die Organisation nicht nur professioneller, sondern vor allem auch deutlich angenehmer.